ULASAN DAN MANFAAT IT & MANAGEMENT DALAM PERUSAHAAN
-
PENGERTIAN
( IT )
IT adalah singkatan dari kata
Information and Technology. Istilah Information and Technology apabila
disingkat yaitu menjadi IT. eknologi Informasi (TI), atau dalam bahasa Inggris
dikenal dengan istilah Information technology (IT) adalah istilah umum untuk
teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan,
mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi. TI menyatukan komputasi dan
komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video. Contoh dari
Teknologi Informasi bukan hanya berupa komputer pribadi, tetapi juga telepon,
TV, peralatan rumah tangga elektronik, dan peranti genggam modern.
Pengolahan, penyimpanan dan
penyebaran vokal, informasi bergambar, teks dan numerik oleh mikroelektronika
berbasis kombinasi komputasi dan telekomunikasi. Istilah dalam pengertian
modern pertama kali muncul dalam sebuah artikel 1958 yang diterbitkan dalam
Harvard Business Review, di mana penulis Leavitt dan Whisler berkomentar bahwa
"teknologi baru belum memiliki nama tunggal yang didirikan. Kita akan
menyebutnya teknologi informasi (TI). Beberapa bidang modern dan muncul
teknologi informasi adalah generasi berikutnya teknologi web, bioinformatika, 'Cloud
Computing', sistem informasi global, Skala besar basis pengetahuan dan
lain-lain.
-
BERITA
SEPUTAR IT DALAM PERUSAHAAN
-
Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam
dunia bisnis, maka menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi
yang layak dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu,
dituntut sebuah perubahan dalam bidang manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi
adalah dengan diterapkannya Perancangan Strategis Sistem Informasi untuk
memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang mendukung kegiatan bisnis suatu
organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman dan dunia bisnis, peningkatan
Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi tantangan serius bagi pihak
manajemen SI/TI.
-
.
-
# IT Dalam Perusahaan
-
Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan
dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan.
Pembangunan Teknologi Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum
sebuah sistem holistik atau menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut
disesuaikan dengan kekuatan sumber dayayang dimiliki. Dalam penerapannya
rencana strategis TeknologiInformasi senantiasa diselaraskan dengan Rencana
Perusahaan, agarsetiap penerapan Teknologi Informasi dapat memberikan nilai
bagi Perusahaan. Mengacu kepada Arsitektur Teknologi Informasi Perusahaan
pembangunan, penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai
berikut :
-
· Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai
aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis
data, network management dan lain-lain.
-
· Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi
Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya
Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan
lain-lain.
-
· Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan
spesifikPerusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa
yang ditawarkan Perusahaan antara lain Aplikasi Properti, Aplikasi Forwarding
dan Aplikasi Pergudangan.
-
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan
para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku
usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja.
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada
kebiasaan kerja. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP
adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam
perusahaan, cara lama kebanyakan.
# Keuntungan-Keuntungan Penerapan
Teknologi IT di Perusahaan
Misalkan:
1. Yang tadinya manual menjadi
otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk
kertas, alat tulis, dll.
2. Waktu mengerjakan yang lebih
cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang
tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila
waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian
rupiah.
3. Pengambilan keputusan yang
lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan
cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif.
Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang
lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.
4. Dengan penerapan teknologi IT
kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat
web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari
mana saja diseluruh dunia.
5. Dengan IT maka sistem akan
dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat
meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan
cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang
yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT
ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses,
pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat
kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan.
# Peranan IT dalam Perusahaan
Diantaranya :
1. Minimize
risk
Setiap bisnis memiliki risiko, terutama
berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada umumnya risiko berasal dari
ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada
diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu
membantu perusahaan mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi
sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.
2. Reduce
costs
Peranan teknologi informasi sebagai
katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan
pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan
dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi
untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
· Eleminasi proses
Implementasi berbagai komponen teknologi
informasi akan mampu menghilangkan atau mengeliminasi proses-proses yang dirasa
tidak perlu. Contoh call center untuk menggantikan fungsi layanan pelanggan
dalam menghadapi keluhan pelanggan.
· Simplifikasi proses
Berbagai proses yang panjang dan
berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan dengan
mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi.
Contoh order dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke
bagian pelayanan order.
Teknologi informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu
sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan
kepuasan pelanggan juga).
· Otomatisasi proses
Mengubah proses manual menjadi otomatis
merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
3. Add
Value
Peranan selanjutnya dari teknologi informasi
adalah untuk menciptakan
value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak
sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan
loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk
jangka panjang.
4. Create new
realities
Perkembangan teknologi informasi terakhir
yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu
arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep
e-business semacan e–commerce, e–procurement, e–customer, e–loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam
menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Kesimpulan
Tentang IT dalam Perusahaan
SI/TI sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi
bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan
peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan
sistem informasi dalam organisasi itu sendiri. Proses dan kebutuhan dari
bisnis yang ada saat ini. untuk kegunaan teknologi di perusahaan dalam menentukan strategi mana yang lebih
efektif, menguntungkan dan dapat dikerjakan dengan mudah.
-
PENGERTIAN
( MANAGEMENT )
Kata manajemen berasal
dari bahasa inggris, "Manage" yang memiliki arti mengelola/mengurus,
mengendalikan, mengusahakan dan juga memimpin."Manajemen adalah sebuah
proses dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara bekerja
secara bersama sama dengan orang - orang dan sumber daya yang dimiliki
organisasi."
FUNGSI ( MANAGEMENT )
Diantaranya dalam perusaahan :
1. Memimpin (Leading)
Tugas seorang manajer adalah agar orang lain
bertindak untuk tujuan organisasi. fungsi ini meliputi:
·
mengambil keputusan (decision maker);
·
melakukan komunikasi (communicating);
2. Merencanakan (Planning)
Tugas dan kegiatan utama pencanaan meliputi
:
·
Forecasting atau meramalkan untuk waktu yang akan
datang;
·
Membuat target dan sasaran (seat goal or targeting);
·
Programming (membuat acara) membuat rencana urutan
kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian target;
·
Schedulling (mengatur urutan waktu pelaksanaan atau time table);
·
Budgeting (menyusun rencana anggaran biaya);
·
Membuat Standard Operating Procedure (SOP) tentang pelaksanaan
pekerjaan;
·
Estabilishing and Interpreting Policies (menetapkan dan menafsirkan
kebijakan-kebijakan pelaksanaan pekerjaan)
3. Menyusun (Organizing)
Kegiatan mengatur dan menghubungkan suatu
pekerjaan sehingga dilaksanakan lebih efektif dan efisien meliputi:
·
Design Organization Structure (Desain Struktur Organisasi),
·
Menentukan job description dari masing-masing jabatan
untuk mencapai sararan organisasi;
·
Delegating Responsibility and Authority (mendelegasikan tanggung jawab
dan wewenang) menetapkan pertangungjawaban untuk hasil yang dicapai;
·
Estabilishing Relationship (menetapkan hubungan-hubungan
yang membedakan antara atasan dan staff);
·
Mendeskripsikan hal-hal yang dianggap efektif sehubungan dengan
pemanfaatan sumber daya manusia guna pencapaian sasaran.
4. Mengawasi (Controlling)
Melakukan pengawasan, pengendalian dan
pengamatan meliputi:
·
Developing Performance Standard (perkembangan pekerjaan);
·
Measuring Performance (pengukuran hasil pekerjaan);
·
Taking Corrective Action (melakukan tindakan perbaikan dan mengoreksi
kesalahan)
Setiap fungsi manajemen atau seorang manajer
harus mempunyai keempat keahlian diatas dan harus mampu menerapkannya dalam
suatu kegiatan organisasi yang terpadu untuk mencapai tujuan utama perusahaan
sesuai dengan prinsip manajemen.
Pada umumnya tingkatan atau level manajemen
terdiri dari beberapa bagian yaitu:
1.
Top Management, terdiri dari Board of Director atau Chief of
Executive, dan Senior Executive
2.
Midle Management; terdiri dari Departement of Division Head
3.
Lower Management; terdiri dari Superintenden, General Foreman, dan
Supervisor
Jika dilihat dari sisi kemampuan berfikir dan
manajerial maka semakin tinggi tingkat kedudukan seseorang dalam suatu
organisasi maka akan akan dituntut kemampuannya dalam hal: Konseptual atau
membuat konsep tentang arah dan tujuan akhir organisasi yang ingin
dicapai.
Menentukan Strategi, Menguasai dan memahami konsep secara Makro, demikian sebaliknya semakin rendah kedudukan seseorang yang dituntut darinya adalah kemampuan dalam hal : teknis operasional, dan kemampuan secara mikro.
Kesimpulan
:
Dalam suatu Perusahaan ,
didalamnya memiliki orang – orang yang berbeda karakter yang memungkinkan
seorang manajer perlu adanya kreaktivitas dan seni dalam menghadapi orang –
orang di dalamnya. Manajemen perlunya memadukan antara seni dan sains. Di mana
manajamen sebagai seni dapat dilatih melalui pengalaman dalam menghadapi kasus
– kasus atau intuisi, sedangkan manajemen sebagai sains dapat dipelajari
melalui pendidikan dan pelatihan.
